Política de Privacidad

Qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo ejercer tus derechos. Vigente desde el 1 de octubre de 2026 (version 2026-10). Sociedad Comercial 4ID SpA.

1. Alcance y marco legal

Esta Política de Privacidad (versión 2026-10, vigente desde el 1 de octubre de 2026) explica cómo tratamos los datos personales de quienes usan las plataformas de 4ID: el sitio 4id.network y sus subdominios (entre ellos omni.4id.network y omni.prod.4id.network), sus aplicaciones y los correos que enviamos.

Se rige por la Constitución Política de Chile, que asegura la protección de los datos personales (artículo 19 N° 4), y por la Ley 19.628 sobre protección de datos personales. Ya incorpora los estándares de la Ley 21.719, que modifica la Ley 19.628 y crea la Agencia de Protección de Datos Personales, cuya entrada en vigencia está prevista para el 1 de diciembre de 2026. Cuando tratamos datos de personas en la Unión Europea o en Brasil, aplicamos además los derechos y garantías del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y de la Ley General de Protección de Datos (LGPD), según corresponda (ver sección 14).

El texto oficial es el español; las versiones en inglés y portugués son traducciones de cortesía.

2. Quién es el responsable

Sociedad Comercial 4ID SpA ("4ID"), RUT 76.294.347-6, con domicilio en Av. Providencia 1208, oficina 1603, Providencia, Santiago, Chile; teléfono +56 2 2225 1513.

Canal para consultas y para ejercer tus derechos: support@4id.cl, con el asunto "Privacidad".

Dos roles distintos:

• 4ID es responsable de los datos de tu cuenta y perfil 4ID, de tu uso de Omni y de las herramientas de IA, de las compras de productos de 4ID y de la seguridad de las plataformas.
• En cada congreso, curso o sociedad científica, el organizador o la sociedad es responsable de los datos de sus participantes o socios (inscripción, trabajos, evaluaciones, acreditación, certificados, cuotas), y 4ID actúa como encargado que los trata por su cuenta. Para ejercer derechos sobre esos datos puedes dirigirte al organizador o a nosotros, y lo coordinaremos con él. Ver Encargo de Tratamiento de Datos.

3. Qué datos tratamos y de dónde vienen

Los que nos entregas:

Los que se generan al usar las plataformas:

Los que recibimos de terceros: del organizador del evento (por ejemplo, listas de inscritos o becados que carga él mismo), de Google u ORCID si inicias sesión con ellos (nombre, correo, identificador), de las pasarelas de pago (resultado de la transacción) y de fuentes bibliográficas públicas como Crossref u OpenAlex, para completar metadatos de publicaciones.

Datos sensibles. No pedimos datos sensibles. Si un organizador solicita alguno (por ejemplo, restricciones alimentarias por razones de salud o necesidades de accesibilidad), lo hace bajo su responsabilidad y con tu consentimiento expreso. Te pedimos no ingresar datos de salud de pacientes ni de otras personas identificables en los trabajos, chats o herramientas de IA.

• Cuenta y perfil: nombre, correo, contraseña (guardada cifrada de forma irreversible), país, idioma, foto, afiliación institucional, cargo, áreas de interés, identificadores como ORCID, y lo que decidas mostrar en tu perfil público.
• Inscripciones y eventos: categoría de inscripción, documento de identidad cuando el evento lo exige, datos de facturación, talleres, respuestas a formularios del organizador y, si los informas, requisitos especiales.
• Trabajos científicos: resúmenes, archivos, coautores y afiliaciones, y las evaluaciones de los revisores.
• Pagos: producto, monto, moneda, estado y comprobantes. Los datos de tu tarjeta los recibe directamente la pasarela de pago; 4ID no los almacena.
• Contenido y comunicaciones: archivos en Mis Archivos, mensajes de chat, publicaciones, consultas de soporte y lo que escribes a Omni y a las herramientas de IA, junto con sus respuestas.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas, fecha y hora, registros de errores y de seguridad.
• Uso de Omni: consumo de cada respuesta (tokens, modelo, costo estimado) y cupo gratuito usado; sin sesión iniciada, el cupo se cuenta por dirección IP.
• Asistencia: lecturas del código QR de acreditación en el evento y conexión a sesiones en línea, que el organizador usa para controlar la asistencia y emitir certificados.
• Correo: en las comunicaciones que los organizadores envían desde la plataforma, si abriste el correo o hiciste clic en sus enlaces, y las bajas.

4. Para qué usamos tus datos y con qué base legal

No vendemos tus datos personales ni los usamos para publicidad de terceros.

• Crear y administrar tu cuenta, prestarte los servicios y darte soporte — base: ejecución del contrato (Términos y Condiciones).
• Gestionar inscripciones, trabajos, evaluaciones, acreditación y certificados por cuenta del organizador — base: el contrato con el organizador y las instrucciones que él define.
• Procesar pagos, emitir comprobantes y gestionar devoluciones — base: ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones legales (tributarias y de protección al consumidor).
• Operar Omni y las herramientas de IA, incluido medir el consumo para aplicar cupos y planes — base: ejecución del contrato.
• Registrar DOI con los metadatos que tú indicas — base: ejecución del contrato, a tu solicitud.
• Seguridad, prevención de fraude y abuso, y mejora técnica del servicio con estadísticas agregadas — base: interés legítimo de 4ID en proteger y mantener las plataformas. Puedes preguntarnos en qué consiste este interés y oponerte (sección 10).
• Comunicaciones operativas (confirmaciones, avisos de seguridad, cambios de estos documentos) — base: ejecución del contrato y obligación legal.
• Comunicaciones promocionales de 4ID — base: tu consentimiento, que puedes retirar en cualquier momento con el enlace de baja o escribiéndonos.
• Cookies no esenciales — base: tu consentimiento (ver Política de Cookies).
• Cumplir requerimientos de autoridades y defender derechos en procesos judiciales o administrativos — base: obligación legal y ejercicio o defensa de derechos.

5. Inteligencia artificial

Cuando usas Omni u otra herramienta de IA, el texto, los archivos y el contexto necesarios (por ejemplo, el programa público del congreso o los datos de tu inscripción que la consulta requiera) se envían a proveedores de modelos de IA para generar la respuesta. Los proveedores que usamos hoy son Amazon Bedrock (Amazon Web Services), Google Vertex AI y Google Cloud Text-to-Speech, y BytePlus para la generación de imágenes y video.

• No usamos tu contenido para entrenar modelos de IA. Contratamos esos servicios en modalidad de API para empresas; según sus condiciones, Amazon Bedrock y Google Vertex AI no usan las entradas de los clientes para entrenar sus modelos.
• Guardamos tus conversaciones con Omni en tu historial para que puedas retomarlas; puedes borrarlas desde la propia conversación.
• Registramos el consumo de cada respuesta (tokens, modelo y costo estimado) para aplicar los cupos y planes, controlar costos y detectar abusos.
• Decisiones automatizadas: no tomamos decisiones que produzcan efectos jurídicos o te afecten de manera significativa basadas únicamente en tratamiento automatizado. La aceptación de trabajos, las becas y los certificados los deciden personas designadas por el organizador. El control automático del cupo de Omni solo limita el uso gratuito y siempre puedes pedir que una persona lo revise. Si en el futuro usáramos decisiones automatizadas con esos efectos, te informaremos la lógica aplicada y tu derecho a pedir intervención humana.

6. Con quién compartimos tus datos

Con el organizador del evento o la sociedad científica en que te inscribes o pagas, que recibe los datos de tu inscripción, tus trabajos, tu asistencia y tus pagos para gestionar su evento.

Con otros usuarios, según lo que decidas o lo que requiera el evento: tu perfil público según tu configuración de privacidad; tu nombre y afiliación en el programa, la lista de asistentes o los trabajos aceptados cuando el evento lo contempla; y los datos de un certificado, que cualquiera puede verificar con su código QR.

Con proveedores que nos prestan servicios (encargados), que solo pueden usar los datos para ese fin:

Con autoridades, cuando la ley lo exija o para proteger derechos, y con un sucesor si 4ID se fusiona o transfiere su negocio, que deberá respetar esta política.

• Infraestructura y almacenamiento: Amazon Web Services (Estados Unidos).
• Inteligencia artificial: Amazon Bedrock, Google Cloud (Vertex AI y Text-to-Speech) y BytePlus.
• Correo electrónico: Amazon Simple Email Service, SendGrid (Twilio) y Google Workspace.
• Pagos: Transbank (Webpay), PayPal, Stripe y AddonPayments.
• Video y reuniones: Amazon Interactive Video Service, Vimeo, YouTube y Zoom, cuando el evento los usa.
• Identificadores y metadatos académicos: Crossref, para registrar DOI.
• Inicio de sesión: Google y ORCID, si los eliges.
• Mapas y soporte: Google Maps y Zendesk.
• Analítica web: Google Analytics 4 (Google LLC), solo si aceptas las cookies de analítica (ver la Política de Cookies).

7. Transferencias internacionales

Tus datos se alojan principalmente en Amazon Web Services en la región de Virginia del Norte (Estados Unidos), con copias de respaldo en Oregón (Estados Unidos). Algunos proveedores tratan datos en otros países: Google y los procesadores de pago en Estados Unidos y otras regiones donde operan, AddonPayments en España y BytePlus en el Sudeste Asiático (solo el texto o las imágenes enviados para generar la pieza solicitada).

Chile aún no cuenta con una lista oficial de países con nivel adecuado de protección. Para estas transferencias exigimos garantías contractuales: los acuerdos de tratamiento de datos de cada proveedor, con cláusulas de protección y seguridad. Para datos de personas en la Unión Europea, usamos el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el proveedor está certificado y las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea; para datos de personas en Brasil, las cláusulas tipo aprobadas por la ANPD, en lo que corresponda. Puedes pedirnos información sobre la garantía aplicable a un proveedor.

8. Cuánto tiempo conservamos tus datos

• Cuenta y perfil: mientras tengas la cuenta. Al cerrarla, eliminamos o anonimizamos tus datos dentro de 90 días, salvo lo indicado abajo.
• Inscripciones, trabajos, evaluaciones y certificados: mientras el organizador mantenga el archivo de su evento, porque forman parte de su registro académico; el organizador puede pedirnos su eliminación.
• Pagos y comprobantes: el plazo que exige la ley tributaria y de protección al consumidor, que en general es de seis años.
• Conversaciones con Omni: hasta que las borres o cierres tu cuenta. Los registros de consumo se guardan de forma agregada para control de costos.
• Mis Archivos: hasta que los borres o cierres tu cuenta.
• DOI: los metadatos depositados en Crossref son permanentes por diseño (ver sección 12 de los Términos y Condiciones).
• Registros técnicos y de seguridad: el tiempo necesario para investigar incidentes, en general no más de 12 meses.
• Respaldos: se renuevan de forma automática y los datos borrados desaparecen de ellos en un plazo de semanas.

9. Cómo protegemos tus datos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo, entre ellas:

Ningún sistema es infalible. Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte tus datos, la registraremos, la informaremos a la autoridad competente sin dilaciones indebidas cuando exista un riesgo razonable para los titulares, y te avisaremos directamente cuando involucre datos sensibles, datos de menores de 14 años o datos financieros, o cuando la ley lo exija. Si afecta datos de un evento, avisaremos también al organizador.

• comunicaciones cifradas con HTTPS (TLS) en todas las plataformas;
• contraseñas guardadas con funciones de hash irreversibles;
• credenciales y claves de sistemas en un gestor de secretos, sin incluirlas en el código;
• accesos con privilegio mínimo y por rol (usuario, organizador, coordinador, administrador);
• cortafuegos de aplicaciones web y límites de uso frente a abusos;
• respaldos automáticos con recuperación a un punto en el tiempo y copias protegidas contra borrado en una segunda región;
• registro y monitoreo de eventos de seguridad.

10. Tus derechos

Puedes ejercer en cualquier momento, sin costo, los derechos de:

Cómo ejercerlos: escribe a support@4id.cl con el asunto "Privacidad" desde el correo de tu cuenta, indicando qué derecho ejerces. Si escribes desde otro correo, podemos pedirte información para verificar tu identidad. Acusaremos recibo y te responderemos por escrito dentro del plazo legal: a partir de la entrada en vigencia de la Ley 21.719, 30 días corridos, prorrogables una vez por otros 30, y 2 días hábiles para el bloqueo. Si rechazamos la solicitud, te diremos el motivo.

Si no quedas conforme, puedes reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales una vez que asuma sus funciones conforme a la Ley 21.719. Mientras tanto, puedes acudir a los tribunales conforme a la Ley 19.628 y, si eres consumidor, al SERNAC. Si resides en la Unión Europea o en Brasil, puedes reclamar también ante tu autoridad de protección de datos o ante la ANPD.

• Acceso: saber si tratamos tus datos, cuáles, para qué, de dónde vienen y a quién se comunican.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos. Muchos puedes cambiarlos tú mismo en tu perfil.
• Supresión: pedir que eliminemos tus datos cuando ya no sean necesarios, retires tu consentimiento o se hayan tratado ilícitamente, salvo que debamos conservarlos por ley.
• Oposición: oponerte a tratamientos basados en interés legítimo y, siempre, a las comunicaciones promocionales.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y de uso común, o que los transmitamos a otro proveedor cuando sea técnicamente posible. Puedes descargar una copia de los datos de tu perfil tú mismo desde la configuración de privacidad de tu perfil.
• Bloqueo: pedir la suspensión temporal del tratamiento mientras se resuelve otra solicitud tuya.
• No ser objeto de decisiones automatizadas que te afecten significativamente, y pedir intervención humana (sección 5).
• Retirar tu consentimiento cuando el tratamiento se basa en él, sin afectar lo hecho antes.

11. Menores de edad

Las plataformas no están dirigidas a menores de 14 años y no abrimos cuentas para ellos. Si un evento está dirigido a niñas y niños (por ejemplo, actividades de divulgación científica), sus datos solo se tratan con la autorización de su madre, padre o representante legal y en su interés superior. Las personas de entre 14 y 17 años pueden usar las plataformas con autorización de su representante legal; sus datos sensibles, si los hubiera, requieren siempre esa autorización. Si crees que tenemos datos de un menor sin autorización, escríbenos y los eliminaremos.

12. Cookies

Usamos cookies y almacenamiento local técnicos, una analítica propia sin cookies y, solo con tu consentimiento, herramientas de terceros. El detalle está en la Política de Cookies.

13. Comunicaciones de los organizadores

Los organizadores pueden enviarte desde la plataforma comunicaciones sobre su evento. Esas comunicaciones son de su responsabilidad, pueden incluir medición de aperturas y clics, y siempre incluyen un enlace para darte de baja de ese organizador.

14. Personas en la Unión Europea y en Brasil

Si te encuentras en la Unión Europea, el RGPD te otorga, además de los derechos de la sección 10, el derecho a la limitación del tratamiento y a reclamar ante la autoridad de control de tu país. Las bases jurídicas que usamos son las de la sección 4 (contrato, obligación legal, interés legítimo y consentimiento).

Si te encuentras en Brasil, la LGPD te otorga los derechos de su artículo 18, entre ellos la confirmación de la existencia del tratamiento, la anonimización, la información sobre con quién compartimos tus datos y la revisión de decisiones automatizadas, y puedes reclamar ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD).

Puedes ejercer todos estos derechos en support@4id.cl.

15. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política por cambios legales, del producto o de proveedores. Publicaremos cada versión con su fecha y número de versión y, si el cambio es relevante, te avisaremos por correo o en las plataformas antes de que se aplique. Si un cambio requiere tu consentimiento, te lo pediremos.

16. Contacto

Sociedad Comercial 4ID SpA · RUT 76.294.347-6 · Av. Providencia 1208, oficina 1603, Providencia, Santiago, Chile · +56 2 2225 1513 · support@4id.cl (asunto "Privacidad").

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